PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

RGPD – engagements du service Santé et Prévention BTP 35 à l’égard de ses adhérents.

Le présent document a vocation à :

  • rappeler les obligations qui incombent à l’adhérent et au service Santé et Prévention BTP 35 dans le cadre de l’adhésion ;
  • préciser les engagements du service Santé et Prévention BTP 35 dans le recueil, le traitement, la protection et la conservation des données personnelles afin d’assurer le respect de la réglementation applicable en la matière.

Avertissement : l’ensemble des textes régissant la protection des données personnelles étant soumis à une évolution régulière, le présent engagement sera mis à jour au fur et à mesure de la publication des nouvelles dispositions légales et réglementaires.

 

  1. Responsable des traitements

Le service Santé et Prévention BTP 35 est le responsable des traitements de données mis en œuvre, pour les finalités et dans les conditions définies par le présent document.

Le service Santé et Prévention BTP 35 – est une association déclarée, régie par la loi du 1er juillet 1901. Son siège social est situé au 1, allée du bâtiment, 35 000, RENNES.

Elle est identifiée au SIREN sous le numéro 777 743 006.

 

  1. Obligations de l’adhérent et de SP BTP 35

En vertu de l’article L4622-1 du code du travail, l’employeur a la responsabilité et l’obligation d’adhérer à un service de santé travail. L’employeur qui adhère au service Santé et Prévention BTP 35 est dénommé ci-après « adhérent ».

En vertu de l’article L4622-2 du code du travail, le service Santé et Prévention BTP 35 a pour mission exclusive d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail.

Les relations entre un adhérent et le service Santé et Prévention BTP 35 sont notamment régies par le code du travail et le code de la santé publique, ainsi que par les dispositions des statuts et du règlement intérieur du service Santé et Prévention BTP 35.

En particulier, l’adhérent a obligation envers le service Santé et Prévention BTP 35 de :

  • demander les visites médicales pour ses salariés dans les délais et en garder la preuve ;
  • informer le médecin du travail des arrêts pour accident du travail de moins de 30 jours ;
  • s’assurer du suivi des avis d’aptitude, de la réalisation des visites médicales et des entretiens infirmiers ;
  • envoyer une déclaration préalable, dans les six mois suivant son adhésion, précisant le nombre et la catégorie des salariés à suivre et les risques professionnels auxquels ils sont exposés ;
  • transmettre chaque année une déclaration des effectifs en distinguant notamment les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée ;
  • inviter au CHSCT le médecin du travail au moins 15 jours avant ;
  • transmettre les fiches de postes au médecin du travail afin que les avis d’aptitude soient circonstanciés
  • transmettre les trois emplois concernés et les fiches de postes au médecin du travail pour les intérimaires et les salariés des associations intermédiaires ;
  • transmettre les fiches de données de sécurité des produits chimiques utilisés à l’équipe pluridisciplinaire ;
  • communiquer les éléments de compréhension du fonctionnement de l’entreprise et de ses risques professionnels.

 

  1. Modalités d’échange des données personnelles entre l’adhérent et SP BTP 35

Afin d’assurer leurs obligations respectives, le service Santé et Prévention BTP 35 et l’adhérent sont amenés à échanger, par voie électronique, postale ou oralement, des données personnelles, qui permettront au service Santé et Prévention BTP 35:

  • d’assurer la gestion de la relation avec l’adhérent ;
  • d’organiser le suivi individuel de l’état de santé de chaque salarié de l’adhérent ;
  • de communiquer avec l’adhérent.
Le service Santé et Prévention BTP 35 considère que l’adhérent, préalablement à tout transfert de données personnelles concernant ses salariés, a rempli son obligation d’information de ses propres salariés.

 

  1. Finalités des traitements de données personnelles

4.1 Données traitées à des fins de gestion de la relation avec l’adhérent

Dans le cadre de l’adhésion, le service Santé et Prévention  BTP 35 collecte des données à caractère personnel relatives à l’adhérent (contrat d’adhésion, déclaration des effectifs, etc.) qui font l’objet de traitements informatisés ayant pour finalités : la gestion des demandes d’adhésion, des cotisations, de la facturation et des relances, l’assistance, la téléphonie). Egalement, le service Santé et Prévention BTP 35 peut être amené à envoyer des mails ou courriers dans le cadre des appels ou relances de cotisations.

Les personnes concernées sont les dirigeants et salariés de l’adhérent en charge de la relation avec le service SP BTP 35.

Les données concernées sont le nom, le prénom, l’identification et la désignation de l’activité de l’entreprise, le numéro de téléphone, l’adresse mail.

4.2 Données traitées à des fins de communication non commerciale

Dans le cadre de l’adhésion, le service Santé et Prévention BTP 35 est amené à envoyer des messages électroniques ou courriers de nature non commerciale à l’adhérent, pour les finalités suivantes : invitation à des événements organisés par le service ; invitations à des événements organisés par des partenaires du service SP BTP 35 sur des thématiques en lien avec la santé au travail, envoi de documentation en lien avec l’activité du service Santé et Prévention BTP 35 ou avec la santé au travail.

L’adhérent peut à tout moment s’opposer à l’utilisation de sa messagerie électronique à des fins de communication non commerciale, au moyen du lien inséré en fin de message électronique.

Le service Santé et Prévention BTP 35 peut également être amenée, lors d’événements, à effectuer des prises de photographies ou de vidéos et à les diffuser en interne, à des fins exclusives d’information de ses salariés.

4.3 Données traitées à des fins de gestion du suivi individuel de l’état de santé des salariés

Le service Santé et Prévention BTP 35 collecte, notamment au moyen de la déclaration de la liste des salariés et du formulaire de demande de visite, les données personnelles des salariés de l’adhérent afin de respecter son obligation légale de suivi individuel de l’état de santé au travail, et d’organiser les visites médicales et entretiens infirmiers.

Le service Santé et Prévention BTP 35 collecte les données renseignées par l’adhérent via les formulaires mis à disposition sur le site internet et/ou sur le portail adhérent :

  • pour la déclaration ou mise à jour des effectifs de l’adhérent : nom, prénom, entreprise, date de naissance, contrat de travail, poste de travail, date d’embauche, risques particuliers nécessitant un suivi individuel simple ou adapté
  • pour la demande de visite d’embauche : nom de naissance, nom marital, prénom, date de naissance, poste de travail, contrat de travail, situation entraînant un suivi individuel adapté ou renforcé, date de début de contrat et durée
  • pour la demande de visite de reprise : nom de naissance, nom marital, prénom, date de naissance, poste de travail, contrat de travail, situation entraînant un suivi individuel adapté ou renforcé, date de début et de fin de l’arrêt, date de reprise, type d’arrêt (accident du travail, maladie, maladie professionnelle, maternité).

Les données sont recueillies lors de l’adhésion et lors de l’embauche de nouveaux collaborateurs, et mises à jour régulièrement.

4.4 Données traitées à des fins de réalisation d’actions en milieu de travail

Le service Santé et Prévention BTP 35, dans le cadre de ses missions légales, réalise des actions en milieu de travail chez l’adhérent, parmi lesquelles : participation au CHSCT, réponse aux demandes d’intervention formulées par l’adhérent, réalisation d’études de poste et de fiches d’entreprise, gestion et suivi des formations aux risques, prise de photos et vidéos des salariés en milieu de travail.

Dans ce cadre, les données suivantes sont traitées :

  • données des salariés de l’adhérent : nom, prénom, sexe, date de naissance, âge, poids, taille, habitudes de vie, mail, restrictions au poste, analyse du poste, type de poste, photographie, vidéo, type de formation suivie ;
  • données du contact chez l’adhérent : nom, prénom, n° de téléphone professionnel.

Les salariés sont informés qu’ils peuvent s’opposer à tout moment à la prise de photos ou vidéos.

Le service Santé et Prévention BTP 35 tient à disposition de l’adhérent une fiche pour chaque traitement de données qui le concerne, qu’il peut demander à l’adresse suivante : c.mouraud@santeprevention35.fr
  1. Secret professionnel et confidentialité

L’ensemble du personnel du service Santé et Prévention BTP 35 est soumis au secret professionnel (en vertu de l’article 226-13 du code pénal, de l’article L. 1110-4 du code de la santé publique, et du code de déontologie médicale).

Le service Santé et Prévention BTP 35 s’engage notamment :

  • à ne pas utiliser les données collectées à des fins autres que celles susmentionnées ;
  • à n’en faire communication à aucun tiers non habilité ;
  • à faire respecter ces dispositions par ses salariés et ceux de ses sous-traitants ou fournisseurs intervenant dans la gestion des données personnelles concernées.

Une exception à cet engagement est possible dans le cas de la fourniture de données aux autorités judiciaires et/ou administratives, notamment dans le cadre de réquisitions. Dans ce cas, et sauf disposition légale l’en empêchant, le service Santé et Prévention BTP 35 s’engage à en informer l’adhérent et à limiter la communication de données à celles expressément requises par lesdites autorités.

 

  1. Hébergement et sécurité des données

L’ensemble des données susmentionnées sont hébergées exclusivement sur le territoire français, au sein des locaux du service Santé et Prévention BTP 35.

Le service Santé et Prévention BTP 35 met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour préserver la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles, notamment afin d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès :

  • mesures de sécurité physique visant à empêcher l’accès aux infrastructures sur lesquelles sont stockées les données du service Santé et Prévention BTP 35 par des personnes non autorisées ;
  • système de gestion des habilitations permettant de limiter l’accès aux locaux et aux archives aux seules personnes ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions et de leur périmètre d’activité ;
  • contrôle des accès au système d’informations via un système d’authentification et une politique de gestion des mots de passe ;
  • processus d’authentification des utilisateurs et administrateurs du système d’informations ;
  • outils visant à assurer la traçabilité de l’ensemble des actions réalisées sur le système d’informations, et notamment sur le logiciel métier ;
  • hébergement des données traitées en interne ;
  • sauvegarde quotidienne et automatique des données ;
  • processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur le système d’informations du service Santé et Prévention BTP 35, et d’effectuer conformément à la réglementation en vigueur, des actions de reporting en cas d’incident impactant les données du service Santé et Prévention BTP 35 ;
  • mise en place d’une procédure en cas de violation de données personnelles et, dans les cas prévus par la réglementation, notification à l’autorité de contrôle et aux personnes concernées.

 

  1. Droits de l’adhérent

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, l’adhérent bénéficie notamment d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations susvisées le concernant qu’il peut exercer :

  • directement via le portail adhérent, en accédant ou en modifiant les informations erronées ou désuètes ;
  • en contactant son interlocuteur habituel au service Santé et Prévention BTP 35.

L’adhérent peut également s’opposer, pour des motifs tenant à sa situation particulière et dans les cas prévus par la réglementation, à un traitement de données qui le concerne.

 

  1. Délégué à la Protection des Données

Pour toutes questions concernant les données personnelles que nous traitons, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données (DPO), Camille MOURAUD.

Santé et Prévention BTP 35
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